Schrijf je direct in

Ontevreden of een klacht?

Samen naar een passende oplossing voor tevreden cursisten.

Bij Ploeg VEC doen we er iedere dag alles aan om onze opleidingen en trainingen op het hoogste niveau aan te bieden. Waar mensen werken, kan er echter onverhoopt wel eens iets misgaan. Ben je ergens niet tevreden over of heb je een klacht? Blijf er dan niet mee rondlopen, maar laat het ons weten. Wij nemen iedere melding serieus en lossen het graag samen met jou op. Zo kunnen we niet alleen jouw onvrede wegnemen, maar ook onze dienstverlening continu blijven verbeteren.

Klachtenprocedure

Hoe dien je een klacht in?

Om je klacht snel en zorgvuldig te kunnen registreren en behandelen, vragen we je deze bij voorkeur schriftelijk (per e-mail of post) aan ons door te geven. Omschrijf daarin zo duidelijk mogelijk:

  • Wat er precies is gebeurd

  • Wanneer en waar dit plaatsvond

  • Wat wij naar jouw idee hadden kunnen doen om dit te voorkomen of hoe we dit kunnen oplossen.

Onze contactgegevens voor klachten

  • E-mail: stuur je bericht naar info@ploegvec.nl of rechtstreeks naar de directie via jille@ploegvec.nl.

  • Post:

    Ploeg VEC
    t.a.v. J.G. Ploeg (directie)
    Noordloo 27
    9468 AV Annen

Bevestiging en termijnen

Zodra wij jouw klacht hebben ontvangen, sturen we je binnen 5 werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging. Vervolgens nemen we de klacht in behandeling volgens onderstaand stappenplan. Binnen maximaal 4 weken na indiening ontvang je de inhoudelijke terugkoppeling en uitspraak over jouw klacht.

Reglement en werkwijze klachtenprocedure

1. Begripsbepalingen

  • Klacht: Iedere schriftelijke uiting van onvrede over de organisatie, het verloop van een opleiding/training, of de bejegening door medewerkers en instructeurs van Ploeg VEC.

  • Klager: Iedereen die gebruikmaakt of gebruik heeft gemaakt van de diensten van Ploeg VEC, waaronder particuliere deelnemers en zakelijke opdrachtgevers.

  • Aangeklaagde: De eindverantwoordelijke(n) of directie van Ploeg VEC.

  • Klachtencommissie: De interne commissie die verantwoordelijk is voor het onafhankelijk onderzoeken en beoordelen van binnengekomen klachten.

2. Doelstelling

Onze klachtenprocedure heeft 2 belangrijke doelen:

  1. Het herstellen van jouw tevredenheid en het bieden van een rechtvaardige oplossing

  2. Het leren van fouten om herhaling in de toekomst te voorkomen

3. Uitgangspunten bij de behandeling

  • Eerst in overleg: Waar mogelijk gaan we eerst informeel in gesprek tussen de betrokkene(n) en de klager om direct tot een oplossing te komen.

  • Zorgvuldig onderzoek: De klachtencommissie heeft de bevoegdheid om direct betrokkenen te horen, documenten in te zien (met toestemming van de klager) en zo nodig externe deskundigen in te schakelen.

  • Privacy: Alle gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en geregistreerd conform de geldende privacywetgeving.

  • Aansprakelijkheid: De commissie richt zich op het inhoudelijk beoordelen van de situatie en het adviseren over passende maatregelen; zij doet geen formele uitspraken over civiele aansprakelijkheid.

4. Samenstelling van de klachtencommissie

De klachtencommissie van Ploeg VEC bestaat uit:

  • Een directielid

  • Een teamleider

  • Een vaste medewerker van de administratie

De commissie brengt uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van de klacht verslag uit aan zowel de directie als de klager.

Intrekking en bewaartermijn

  • Beëindiging: Een procedure wordt stopgezet zodra de klacht door de indiener schriftelijk wordt ingetrokken of wanneer na onderling overleg blijkt dat er geen behoefte meer is aan verdere formele behandeling.

  • Bewaartermijn: Klachtendossiers worden zorgvuldig gearchiveerd en bewaard gedurende een periode van minimaal één jaar nadat de klacht definitief is afgehandeld.